يسبق أي محادثة هاتفية بين كبار المسؤولين عدد من الإجراءات الإلزامية، ويتم إعداد مثل هذه المحادثة بعناية فائقة أكثر من المقابلات التي تقام وجهاً لوجه. يقول فلاديمير شيفتشينكو، الذي عمل مدير ا في خدمة بروتوكولات الكرملين في ظل رئيس الاتحاد السوفيتي ميخائيل غورباتشوف ورئيس روسيا بوريس يلتسين لمدة عشر سنوات: "كقاعدة عامة، فإن الاقتراح بـ "التحدث عبر الهاتف" ينقله الطرف المعني عبر القنوات الدبلوماسية - من خلال وزارة الخارجية أو ممثلها في الخارج، أي السفارة". عند تقديم هذا الاقتراح، يتم تحديد وقت الاتصال وموضوع المحادثة. قد يتم تقديم قائمة تقريبية للقضايا المطروحة للمناقشة، على الرغم من أن الأخلاقيات الدبلوماسية لا تتطلب بالضرورة ذلك."وأضاف شيفتشينكو مبتسماً: "ما يسأل عنه المسؤولون التنفيذيون عادة هو: "ما هو موضوع الاتصال؟ "- فهو من غير المحتمل أن تسمعوا هذا السؤال من موظفي خدمة البروتوكول".
وأشار إلى أنه في السنوات الأخيرة، تغيرت التوقعات حول الأخلاقيات الدبلوماسية قليلاً.